Häufige Fragen & Antworten

Der KJR München-Stadt stellt den Jugendorganisationen jährlich Mittel zur Förderung der Jugendverbandsarbeit zur Verfügung. Dieses Budget wird vom Jugendverband selbst verwaltet und muss entsprechend der Zuschussrichtlinien verausgabt werden. Erst im Folgejahr erfolgt dann die Abrechnung (= der Verwendungsnachweis) gegenüber dem KJR.

Die Budgetselbstverwaltung verlangt sorgfältige Verwaltung und eine verantwortungsvolle Buchhaltung durch die Jugendverbände. Wenn eine stabile Struktur nicht gegeben ist und es sinnvoll erscheint, kann der KJR die Budgetselbstverwaltung aufheben: Dann bleibt das Geld beim KJR und die Jugendgruppe kann entweder einzeln während oder gesammelt am Ende des Jahres ihre Abrechnungen und Ausgabebelege beim KJR einreichen.

Folgende Termine solltest Du als Finanzverantwortliche*r Deines Jugendverbandes im Blick behalten:

• 31. Januar: Abgabe des Verwendungsnachweises für das Vorjahr sowie die Aktualisierung der Kontaktdaten („Daten zur Mitgliedschaft im KJR“)
• 30. Juni: Abgabe des Antrags auf Jugendverbandsförderung für das nächste Jahr
• Im Vorfeld der Herbstvollversammlung: Treffen der Finanzverantwortlichen (Aushandlung der Verteilung der Maßnahmenförderung für das Folgejahr)
• November: Herbstvollversammlung, auf der die Verteilung der Mittel für das folgende Jahr beschlossen wird

Des Weiteren gibt es noch Fristen, die Dir bekannt sein sollten:

• Bei der Beantragung von Förderung für die Teilnehmer*innen an Euren Fahrten, die aus dem Landkreis München kommen, muss der Antrag innerhalb von 6 Wochen beim KJR München-Land eintreffen.
• Sollte Dein Jugendverband ein „Besonderes Projekt“ (siehe Zuschussrichtlinien) planen, muss spätestens acht Wochen vor dem Projekt ein Vorantrag gestellt werden. Dieser muss eine kurze Beschreibung des Projekts sowie einen groben Kostenplan enthalten. Diese Vorgenehmigung dient der besseren Planbarkeit: So wissen wir schon, wie Eure Maßnahme in etwa aussehen wird und können etwaige Stolpersteine bei der Abrechnung noch vor der Durchführung umgehen!

Alle einzelnen Anschaffungen mit einem Wert von über 250,00 Euro zuzüglich MwSt. sind inventarisierungspflichtig. Diese Inventarliste enthält die genaue Bezeichnung des Gegenstands, das Kaufdatum sowie den Anschaffungswert und ist fünf Jahre fortzuführen.

Ob das Geld für die Anschaffung aus der Grund- oder der Maßnahmenförderung stammt, ist dabei egal: Es geht lediglich um den Wert des Gegenstandes.

Wenn jedoch auf einer Rechnung mehrere Gegenstände für insgesamt über 250,00 Euro netto aufgeführt sind, müssen diese 47 Bälle oder 517 Radiergummis natürlich nicht auf die Inventarliste!

Bei einer Prüfung müssen wir auch schauen, ob alle angeschafften Gegenstände noch im Besitz des Jugendverbandes sind: Also geh die Listen ab und zu durch und verschaffe Dir einen Überblick, wo genau sich die Zelte, PCs oder Kameras befinden, die Dein Jugendverband besitzt!

Auf dem Abrechnungsformular für die Grundförderung muss nachgewiesen werden, welche Einnahmen aus der Grundförderung getätigt wurden.

Dies bedeutet, dass Einnahmen, die in einem unmittelbaren Zusammenhang mit der Grundförderung stehen (z.B. Zinsen, Mieteinnahmen bei Räumen, die aus Grundförderung finanziert werden, Teilnehmerbeiträge, aktionsgebundene Spenden etc.) auch wie Grundförderung zu behandeln sind und bei der Abrechnung mit angegeben werden müssen.

Dies gilt im Übrigen analog für die Maßnahmenförderung: Wenn es bei einer Aktion Teilnahmebeiträge oder sonstige Erträge gab (z.B. Erlös Getränkeverkauf bei einem abgerechneten Projekt o.ä.), dann müssen diese Einnahmen selbstverständlich auch angegeben werden!

Die einzige Ausnahme von dieser Regelung ist der Förderbereich „Fahrten und Freizeiten“: Hier wird die Förderung als fixer Betrag pro Person und Übernachtung berechnet (so genannte Festbetragsfinanzierung). Die Teilnahmerbeiträge müssen also ebensowenig angegeben werden wie die einzelnen Ausgaben!

Spenden sind Eigentum des Jugendverbandes und müssen dem KJR gegenüber nicht angegeben werden.

Erfolgt die Spende aber zweckgebunden für eine Aktion oder ein Projekt, das aus der Jugendverbandsförderung finanziert wird, muss die Spende natürlich auch als Einnahme angegeben werden und mit den Ausgaben verrechnet werden.

Beispiel: Der Jugendverband erhält eine Spende für Aktions-T-Shirts. Bei der Abrechnung gegenüber dem KJR, in der auch die Kosten für die T-Shirts als Ausgabe aufgeführt werden, muss die Spende dann natürlich auch als Einnahme auftauchen!

Grundsätzlich ist es möglich, aus der Jugendverbandsförderung Honorare und Aufwandsentschädigungen zu bezahlen. Aber: Genauso grundsätzlich werden wir Zahlungen von Honoraren und Aufwandsentschädigungen bei der Abrechnung immer mit einem besonders prüfenden Blick begutachten.

Die Jugendverbandsarbeit lebt vom freiwilligen Engagement ihrer Mitglieder. Die ehrenamtliche Tätigkeit der Jugendleiter*innen, Vorstandsmitglieder und Mitarbeiter*innen ist die Grundlage der Arbeit der Jugendverbände. Das ist gut so und das soll auch so bleiben! Selbstverständlich soll niemand auf entstandenen Kosten sitzen bleiben: Fahrt- und Telefonkosten sowie Auslagen jeder Art können und sollten den Engagierten natürlich vom Jugendverband erstattet werden! Die Betreuung der Hüpfburg auf dem Sommerfest, der Besuch der KJR-Vollversammlungen oder das Abhalten von Gruppenstunden sind dagegen aber klassisch ehrenamtliche Tätigkeiten, für die kein Honorar und keine Aufwandsentschädigung vorgesehen sein sollten. Eine „Bezahlung“ von Mitarbeiter*innen über Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten ist nicht im Sinne des Erfinders!

Anders sieht es aus, wenn externe Referent*innen oder Expert*innen eingeladen werden: Selbstverständlich könnt Ihr diesen ein angemessenes Honorar bezahlen! Allerdings gibt es auch hierfür ein paar Spielregeln:

• Der Zahlung von Honoraren muss ein Honorarvertrag zugrunde liegen (Mustervordruck und Infos beim KJR erhältlich).
• Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten im pädagogischen oder künstlerischen Bereich dürfen im Jahr pro Person max. 3.000 € betragen, Aufwandsentschädigungen in sonstigen Bereichen max. 840 €. Folgende Angaben sind dabei zu machen: Name, Geburtsdatum, Adresse des Empfängers, Höhe des Betrags, Zeitraum der Tätigkeit, Datum und Unterschrift des Empfängers (Mustervordruck und Infos ebenfalls beim KJR erhältlich).

Sollte tatsächlich die Zahlung von Aufwandsentschädigungen für ehrenamtliche Tätigkeiten notwendig und sinnvoll sein, orientiert Euch bitte an Sätzen, die in der Jugendarbeit üblich und vertretbar sind.

Soll hauptamtliches Personal aus der Jugendverbandsförderung bezahlt werden, ist außerdem zu beachten, dass diese nicht besser bezahlt werden dürfen, als Angestellte in vergleichbaren Positionen der Stadt München bezahlt werden (es gilt das so genannte „Besserstellungsverbot“).

Die Jugendverbände sind grundsätzlich nur zu einer einfachen Buchführung verpflichtet, d.h. eine ordentlich geführte Liste mit Einnahmen und Ausgaben ist für die meisten kleinen Jugendverbände völlig ausreichend. Es braucht also keine teuren Finanzverwaltungs-Programme oder einen Bachelor in BWL, um die Abrechnung der Fördermittel ordnungsgemäß zu vollziehen.

• Wichtige Hinweise zur Buchhaltung | PDF

Die Listen der Einnahmen und Ausgaben müssen nachvollziehbar und geordnet sein, zu jeder Einnahme und jeder Ausgabe muss ein Beleg vorhanden sein. Die Belege müssen durch Stempel, Nummerierung o.ä. eindeutig der Jugendverbandsförderung zugeordnet werden. Ein Außenstehender muss die Buchführung ohne große Erklärungen verstehen können!

Folgende Vorgaben gibt es von unserer Seite:

• Belege für harte Alkoholika oder Tabakwaren werden nicht akzeptiert
• Belege sind 6 Jahre lang aufzubewahren (steuerrechtliche Vorschriften bleiben dadurch unberührt)
• Der*die Begünstigte darf nicht gleichzeitig die Person sein, die das Geld anweist – es gilt das „Vier-Augen-Prinzip“!
• Folienrechnungen müssen in Kopie abgelegt werden, da sie nach einiger Zeit verblassen
• Wir erwarten, dass alle Jugendverbände mit der Förderung sorgsam umgehen: Es gilt das Prinzip der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit!
• Geschenke dürfen maximal in Höhe von 40 Euro über die Jugendverbandsförderung abgerechnet werden: Alles, was darüber hinausgeht, kann der Jugendverbands selbst bezahlen, aber nicht aus der Grundförderung finanzieren!
• Rechnungen müssen den gängigen Belegkriterien entsprechen und folgende Informationen enthalten: Empfänger*in, Rechnungssteller*in, Steuernummer, Datum, Rechnungsnummer, Leistungsbezeichnung, Zeitpunkt der Leistung, Angabe des Entgelts, Steuersatz und evtl. Steuerbetrag bzw. Hinweis auf Steuerbefreiung
• Bei einem nur unvollständig vorliegenden oder verlorenen Beleg besteht die Möglichkeit, selbst eine Rechnung mit folgenden Angaben zu erstellen: Name und Anschrift des Zahlungsempfängers, Art und Zweck der erbrachten Leistung, Höhe des Betrags, Datum, Unterschrift. Mit seiner Unterschrift bestätigt der Ersteller des Eigenbelegs seine Angaben. Eigenbelege werden akzeptiert, wenn Grund und Höhe der Ausgabe glaubhaft erscheinen.

Die Jugendverbandsförderung steht grundsätzlich nur den Mitgliedsverbänden im KJR offen.

Die einzige Ausnahme stellt der Bereich „Nicht planbare Ausgaben und Aktivitäten“ dar: Hier können auch „jugendverbandsähnliche“ Gruppen, die nicht oder noch nicht Mitglied im KJR sind, einen Antrag auf Förderung stellen. Die Entscheidung über die Förderung obliegt dem Finanz- und Förderausschuss des KJR.

Mehr Infos dazu findest Du unter „Nicht planbare Ausgaben und Aktivitäten“ bzw. in den Zuschussrichtlinien.